Ticket-based working – Büroalltag im Griff

Ein immer größeres Informations- und Datenaufkommen, immer neue und immer mehr Kommunikationskanäle, stetig wachsende To-do-Listen und immer weniger Zeit zur Bewältigung der Aufgaben- und Anfragenflut – der heutige Büroalltag hat es in sich und wird vielerorts immer herausfordernder. Fehlen entsprechende Strukturen und Workflow-Strategien, kann der Überblick schnell verloren gehen: An- oder Nachfragen, Rückrufwünsche, technische Probleme oder Auskunftsbitten werden immer öfter hinausgeschoben oder firmenintern weitergereicht. Schnelle Lösungen? Fehlanzeige! Das Ergebnis: Verwirrung, Verunsicherung, Vertrauensverlust.

Und wer kümmert sich jetzt darum?

Es mag vielleicht banal klingen, aber viel zu oft liegt der Kern des Problems tatsächlich darin, dass zum Beispiel eintreffende Anfragen nicht der richtigen Fachabteilung oder dem/der passenden Ansprechpartner/in zugeordnet werden können. So wandern im Extremfall beispielsweise wichtige E-Mails erst durch sämtliche Abteilungen, bis sich schließlich eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter der Sache annimmt. Das alles kostet Zeit, Geld und Nerven. Und sorgt auf Unternehmens- sowie auf Kundenseite gleichermaßen für Unmut. Die Vielzahl unterschiedlicher Kontaktkanäle – Telefon-Hotline, zentrale E-Mail-Adresse, Kontaktformular, Live-Chat-Funktion und Social Media Accounts bei Facebook, Instagram & Co. – machen das Service-Chaos komplett.

Smarte Lösung: eine Kooperationsplattform

Eine moderne Kooperationsplattform kann Unternehmen dabei helfen, Ordnung und Struktur in ihre alltäglichen Servicemanagement-Prozesse zu bringen, ihren Kundenservice entscheidend zu verbessern und sich dadurch wichtige Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Eine Kooperationsplattform ist eine Software-Lösung, über die sämtliche Kundenanfragen ticket-basiert erfasst und organisiert werden können – ähnlich wie bei einer herkömmlichen Help-Desk-Software. Dank intelligenter Datenanalyse und einem automatisierten Problemlösungsprozess kann das Servicemanagement signifikant verbessert werden.

Dass Software-Lösungen dieser Art in Unternehmenskreisen immer beliebter werden, zeigt sich auch an der stetig wachsenden Anbieterzahl, die in den letzten Jahren geradezu explodiert ist. Das macht es für Unternehmen nicht gerade leichter die für ihre Anforderungen optimale Lösung zu finden.

Besser eine Komplettlösung statt vieler Insellösungen

Trotz der zahlreichen Angebote decken viele Lösungen derzeit oft nur einen einzigen Bereich ab, den des Servicemanagements. Alles, was Unternehmen an weiteren Tools für ihr tägliches Business benötigen, erfordert zusätzliche Software-Lösungen. Die Folge sind häufig Insellösungen – und damit noch mehr Komplexität und Konfusion.

Dass es auch anders geht, beweist die ticket-basierte Software Tesseron. Als universelle Kommunikations- und Kollaborationsplattform vereint Tesseron die drei Kern-Module Servicemanagement, Projektmanagement und Wissensmanagement in einer einzigen Software-Lösung.

Tesseron: Service-, Projekt- und Wissensmanagement in einer Software

Neben dem Servicemanagement-Modul können dank des integrierten Plan Board Tools auch Projektmanagement-Methoden wie Scrum oder Kanban abgebildet werden. So lassen sich sämtliche Projekte agil und zielgerichtet koordinieren und umsetzen. Das Wissensdatenbank-Modul hilft Unternehmen indes, ihr wertvolles firmeninternes Know-how gezielt zu erfassen, zu strukturieren, zu teilen und verfügbar zu machen. Auf Basis dieses Wissens erstellt das System direkt im Vorgang passende Lösungsvorschläge.

Ticket-basiertes Arbeiten macht den Unterschied

Ticket-basiertes Arbeiten mit Tesseron als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform hat viele Facetten und eröffnet zahlreiche Möglichkeiten, um den Arbeitsalltag in Unternehmen effizienter zu gestalten. Das gilt sowohl für die bereichs- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, als auch für den Austausch mit Kunden und externen Partnern. Mit Tesseron lassen sich gemeinsam Tickets, Aufgaben und Projekte organisieren und bearbeiten. Sicher, effektiv und für alle Beteiligten nachvollziehbar. Durch Customer Integration (CI) ist es zudem problemlos möglich, bestimmten Kunden einen externen Zugang einzurichten, um sie in die Kommunikation einzubinden und kontinuierlich auf dem Laufenden zu halten. Das hat den positiven Effekt, dass weniger Rückfragen beantwortet werden müssen und der Workflow insgesamt besser und effizienter wird.

Dabei stellt ein in die Software integriertes Eskalations-Management-Tool sicher, dass Service-Level-Agreements konsequent eingehalten werden, da die Support-Mitarbeiter mit Blick auf Signal-, Reaktions- und Bearbeitungszeiten regelmäßig entsprechende Benachrichtigungen erhalten. So werden Kundenanliegen stets rechtzeitig bearbeitet und geraten dank des Plattform-Charakters nicht in einem E-Mail-Postfach in Vergessenheit.

Fazit: Ticket-basiertes Arbeiten spart Zeit, Geld und Nerven und macht Unternehmen effizienter und erfolgreicher. Sie möchten mehr über ticket-basiertes Arbeiten erfahren? Gerne stellen wir Ihnen die Vorteile von Tesseron vor. Lassen Sie sich eingehend von uns beraten und entdecken Sie spannende neue Möglichkeiten für Ihr Unternehmen.